Le demos nombre o no, todos hemos postergado responsabilidades y, en su lugar, nos hemos dedicado a tareas que nos gratifican instantáneamente.

Pero, ¿qué ocurre cuando el atraso pasa de esporádico a hábito que reduce productividad y autoestima? La posposición o “procrastinación“, retrasar tareas arduas dedicándonos a cualquier otra actividad más agradable, es un trastorno psicológico que aumenta con el uso de Internet. 

Conociendo sus mecanismos se pueden evitar sus peores efectos, además de beneficiarse de un aumento de la productividad y la confianza. El truco no está tanto en trabajar constantemente como saber descansar y volver disciplinadamente a lo que uno había dejado a medias.

Placer inmediato contra bienestar del trabajo bien hecho

Gracias a herramientas como los teléfonos inteligentes y la Internet ubicua, posponer el momento en que nos enfrentamos a nuestras obligaciones es más fácil que nunca. En ocasiones, la tendencia a dejar lo que nos cuesta o requiere mayor esfuerzo es tan acusada que se relaciona con comportamientos considerados trastornos de conducta, que afectan a estudiantes y trabajadores por igual. Quién no ha tenido la sensación de querer hacer cualquier cosa con excepción de una tarea esforzada y poco agradable.

No superar la tentación de hacer cualquier cosa menos la tarea que teníamos pensada puede derivar, según la psicología, en estrés, sentimiento de culpa, pérdida severa de productividad personal, problemas de autoestima e incluso depresión.

Retrasar las obligaciones conduce a la desaprobación por incapacidad de cumplir compromisos que, a través de un efecto bola de nieve, debilita nuestra posición. Y, al final, se acaba confundiendo la procrastinación con incapacidad para realizar una tarea o cumplir un objetivo. Para qué siquiera intentarlo si uno es incapaz, se autoconvence el procrastinador.

Nuestras propias barreras son las más infranqueables

Los límites, dice la psicología, los imponemos nosotros mismos; hay un solo un paso entre posponer el trabajo y creerse incapaz de afrontarlo. Aplazar conduce a incapacidad para afrontar “lo importante”, ya que siempre hay algo urgente, más liviano y placentero, que hacer primero.

De ahí que los episodios más severos de procrastinación se asocien con la depresión y el trastorno por déficit de atención, o hiperactividad.

Se considera normal caer en cierto grado de procrastinación. Hay estudios que, por ejemplo, han confirmado que necesitamos distraernos periódicamente para garantizar el rendimiento intelectual, y algunas compañías han optado por permitir el uso de Facebook, Twitter y servicios similares, al comprobar que su uso es compatible con la productividad elevada y, en ocasiones, acicates para conseguirla.

La fina barrera entre descanso y pérdida de tiempo

No obstante, cuando la procrastinación esporádica que permite que nuestro cerebro se relaje se convierte en una barrera que impide desempeñar un trabajo o tarea, existe el riesgo de que se convierta en una dolencia.

El autor Piers Steel ha relacionado la posposición crónica con la falta de autoestima de quienes carecen de la influencia modelos de conducta positivos en su entorno y, en cambio, conservan creencias que estigmatiza su comportamiento.

Por ejemplo, la pereza se ha asociado históricamente con la falta de ambición o fuerza de voluntad con diferencias de género, raza o condición social, cuando no es así.

Acabar con la autolimitación de generaciones

El autor estadounidense de origen antillano Malcolm Gladwell ha tratado temáticas relacionadas de manera recurrente, constatando que no se trata de la raza, ni el género, ni la orientación sexual, sino que los factores que realmente influyen en el rendimiento personal e incluso en alcanzar la excelencia en cualquier campo se relacionan con el entorno del individuo. 

En otras palabras, pertenecer a un entorno en el que se ha practicado la autolimitación, el victimismo y la procrastinación de manera endémica condiciona tanto nuestra actitud vital que, sin ser conscientes de ello, hemos interiorizado estos trastornos de conducta y los aplicamos por defecto.

Dar carpetazo a mecanismos de autolimitación padecidos por generaciones en una familia, entorno o minoría es tan difícil que, por ejemplo, no hay causas objetivas que expliquen por qué la minoría negra de origen antillano tiene más éxito social y profesional que la minoría de la misma raza procedente de familias descendientes de esclavos estadounidenses.

Superdotado suertudo vs. superdotado fracasado

En su libro Outliers (Fueras de serie), Gladwell expone cómo partes fundamentales de nuestro comportamiento han sido influenciadas por el entorno familiar, social y racial heredados, que en ocasiones conserva prejuicios e impedimentos, o en ocasiones ventajas, difíciles de detectar.

Gladwell no habla en Outliers de la procrastinación, pero recuerda que hay entornos sociales y familiares que preparan a sus descendientes para afrontar retos y dificultades con la actitud adecuada, mientras otros contextos conducen al fracaso, incluso cuando existe el potencial intelectual para alcanzar la brillantez.

En Fueras de serie, comprobamos cómo Billy Joy y Christopher Langan comparten varios rasgos: ambos son superdotados pero, mientras Billy Joy logró sobreponerse a todas las dificultades de su vida y tener una carrera profesional exitosa, Christopher Langan siempre halló un escollo que le impidió no ya sobresalir, sino desempeñar cualquier labor con normalidad.

Langan, por ejemplo, fue expulsado de la universidad por un malentendido relacionado con sus tasas universitarias y la inestable situación económica de su familia, debido precisamente a su incapacidad para cumplir con las obligaciones sociales básicas. La falta de autoestima y la procrastinación también están relacionadas con el entorno del individuo.

Contextos que estimulan vs. nidos de procrastinación

La mayoría de nosotros no somos superdotados como Billy Joy o Christopher Langan, y nuestra carrera no es comparable, de momento, a la de Bill Gates, Mark Zuckerberg o el recientemente desaparecido Steve Jobs.

Quizá haga falta algo más que el talento innato, la suerte y las condiciones sociales, familiares, históricas e incluso geográficas para alcanzar la excelencia de las personas mencionadas (¿qué habría sido de Steve Jobs si, en lugar de crecer en la Bahía de San Francisco de la contracultura lo hubiera hecho en cualquier otro lugar y momento?), pero si algo caracteriza a quienes demuestran una capacidad de trabajo fuera de lo común es su capacidad para afrontar y vencer la procrastinación.

En su famoso discurso de 2005 en la ceremonia de graduación de la Universidad de Stanford, Steve Jobs no sólo invita a los estudiantes a perseguir su pasión y a permanecer hambrientos y alocados, como le había sugerido a él mismo el último número de la revista contracultural Whole Earth Catalog.

Les explica que, cuando las labores cotidianas se han convertido en rutina y deja de ser un reto durante varios días seguidos, algo no funciona. Repetir a diario las mismas tareas insignificantes sin afrontar los grandes retos y tareas personales es un modo de procrastinación que puede convertirse en rutina permanente.

Victimismo

La carencia de una filosofía de vida y la frágil situación social y económica actuales pueden alimentar el victimismo y la falta de autoestima, relacionados con la procrastinación. 

Cuando la prensa habla recurrentemente del fracaso colectivo, es posible emprender actitudes encontradas: aprovechar la era de los inventores o indignarse. Si indignarse se convierte en actividad cotidiana, en lugar de una excepción, ha alcanzado el estatus de procrastinación, con los riesgos que ello conlleva.

El canto de sirenas de la gratificación instantánea

No somos tan efectivos para afrontar una tarea como para justificar nuestro retraso. Los psicólogos han estudiado durante años los mecanismos emocionales y triquiñuelas con que justificamos retrasar un reto. Al parecer, todos somos más efectivos evitando el reto que afrontándolo. Mientras la procrastinación (el mecanismo emocional) aparece sin esfuerzo, de manera natural, la actitud racional (realizar nuestras tareas) que la evitaría aparece siempre más amarga y esforzada.

Dicen los expertos que hacer frente emocionalmente a unos objetivos evita que podamos avanzar en su consecución, ya que la actitud emocional está diseñada para reducir el estrés y la disonancia cognitiva asociada con dejar a un lado las obligaciones.

Las mieles de la procrastinación son el inmediato placer que proporciona evitar el esfuerzo psicológico necesario para iniciar una tarea que requiere nuestro esfuerzo racional.

Para evitar caer en ella, el primer caso es reconocer qué mecanismos usamos para favorecer la gratificación instantánea:

• Escape: si la obligación tiene lugar en el centro de estudios, o en nuestro escritorio ante el ordenador, evitamos acudir a la Universidad o acercarnos al escritorio.
• Distracción: imbuirse en otras acciones que anulan la conciencia de que deberíamos estar haciendo otra cosa.
• Trivialización: convencerse de que la tarea que evitamos con la procrastinación no es tan importante.
• Contrafactuales a la baja: comparar nuestra situación con la de otras personas que, evitando sus obligaciones, obtuvieron un resultado aún inferior o más negativo.
• Humor: convertir la procrastinación personal en motivo de burla para convencerse de que el objetivo aspiracional tan irrealizable que hace gracia.
• Atribuciones externas: convencerse de que la causa de nuestra procrastinación es debida a fuerzas externas más allá de nuestro control.
• Replanteamiento: concluir que el inicio de un proyecto puede ser contraproducente debido a que dejarlo para el último momento, o para un horario en el que supuestamente rendimos más, puede ser más productivo.

Cómo evitar la procrastinación y mejorar la productividad

Piers Steel, profesor de la Universidad de Calgary y experto en recursos humanos y procrastinación, cree que los peores efectos de la postergación de retos y obligaciones en favor de escapes de gratificación instantánea, pueden combatirse estimulando la estima y reconocimiento de nuestra propia eficacia.

Por ejemplo, aprender a ser optimistas, o a disfrutar de los objetivos cumplidos con tesón y perseverancia.

Otro mecanismo igualmente efectivo para la procrastinación es aprender a convivir con una reacción emocional al esfuerzo tan inherente al ser humano, aplicando firmeza cuando sea necesario.

Amy Gallo recuerda en Harvard Business Review que incluso personas con incuestionable capacidad de trabajo reconocieron sentir pereza ante la perspectiva de un duro reto. Inquirido acerca de cómo se escribía una novela, Ernest Hemmingway respondió: “primero, descongelas el refrigerador”.

Cuando procrastinar es un síntoma del trabajo acumulado

El psiquatra Ned Halowell cree que posponer tareas son a menudo un síntoma del volumen de trabajo que afrontan muchas personas.

A mayor trabajo que hacer, más posibilidades de dejar tareas en suspensión, sobre todo cuando no existe un plan preciso y consciente para enfrentarse a las tareas.

Como ocurre con las resoluciones de Año Nuevo, las obligaciones se cumplen con mayor eficacia cuanto más concretas sean, mejor definidas estén y se les someta a un estricto seguimiento. De lo contrario, existe el riesgo de asumir como normal la actitud de ir a remolque de la situación, tapando fugas y parcheando situaciones, en lugar de afrontar retos de manera estructurada.

La profesora de Harvard Teresa Amabile recuerda que dejando de lado las obligaciones, éstas “no desaparecen. Ello sólo se consigue acabándolas”.

Según Ned Halowell, la mejor manera de evitar que situaciones de retraso se conviertan en mecanismos de procrastinación es preguntarse a uno mismo por qué retrasamos determinadas. Existen, dice Halowell, dos tipos de labor aplazada:

• Es algo que no nos gusta hacer.
• Se trata de algo que no sabemos cómo hacer.

Una vez hayamos identificado por qué retrasamos un asunto, es posible romper el ciclo y prevenir futuros mecanismos de procrastinación:

• Establecer un calendario exigente, pero realista. Tan pronto como tengamos claro lo que debemos hacer, es preferible dividirlo en varios segmentos manejables que podemos completar en forma de secuencia.
• Aumentar la recompensa en aquellos segmentos que consideremos más duros o difíciles de afrontar, en lugar de dejarlos de lado sine die.
• Involucrar a otras personas en los retos, de manera que haya oportunidad para explicar nuestras preocupaciones a terceros. Podemos encontrar en otros una fuente adicional de motivación.
• Volver al hábito de conseguir objetivos. Ned Halowell recuerda que el individuo tiene el control sobre su situación y se sentirá orgulloso de sí mismo una vez convierta comportamientos de procrastinación en oportunidades para aumentar su productividad personal.

Organizarse mejor

En un entorno laboral cada vez más tecnificado, muchos de nosotros realizamos tareas muy específicas, a menudo ante una pantalla de ordenador, la misma que puede reproducir contenidos de escape, a menudo a un solo clic. Por ejemplo, permanecer en Facebook en lugar de continuar con una tarea.

Existen varios consejos de personas que han afrontado pérdidas de productividad relacionadas con los mecanismos emocionales de procrastinación, tan fáciles de activar cuando se trabaja en entornos tecnificados.

El italiano Francesco Cirillo desarrolló en los 80 una técnica para aumentar su productividad personal que bautizó en tono divertivo como “técnica pomodoro“.

La técnica pomodoro

La técnica pomodoro trata de mejorar el mecanismo para evitar la procrastinación que muchos profesionales han puesto en marcha con éxito, consistente en dividir su trabajo en tareas y asignar un tiempo específico a su trabajo, a menudo usando un temporizador.

En el mundo de la programación de software y aplicaciones web, existen gestores de proyectos (FogBugz, Mantis, Redmine, etc.), que han creado sólidas cuotas de mercado basándose en estos dos principios: dividir grandes proyectos en pequeñas tareas y asignar un tiempo aproximado a cada una de ellas.

La técnica pomodoro añade una gestión del tiempo que tolera una cierta procrastinación controlada, en lugar de apartarla de la ecuación. Por qué -dice Cirillo- evitar descansos y momentos agradables, si pueden mejorar nuestra productividad. Siempre y cuando, claro, que los momentos de descanso acaben fagocitando las tareas.

Aprender a poner la salsa

La estrategia básica de la técnica pomodoro puede ser puesta en práctica por cualquiera:

• Elegir una tarea.
• Poner la salsa pomodoro (es decir, el temporizador) a 25 minutos.
• Trabajar en la tarea hasta que la salsa pomodoro está lista (cuando el temporizador suena). Poner una cruz en el papel sobre el trabajo realizado.
• Tomarse un pequeño descanso (por ejemplo, 5 minutos).
• Cada 4 pomodoros, tomarse un descanso más largo.

Francesco Cirillo ofrece una versión de su libro en PDF a los interesados en la técnica pomodoro.

Todos tenemos trucos personales para hacer una buena salsa. ¿Cuál es el tuyo?