Los problemas, cuanto más graves, más irresolubles. A no ser que estudiemos la solución, dividamos el reto en tareas asumibles y, sin obsesionarnos con el todo, resolvamos cada una de las partes.

Una nueva investigación ofrece una receta humilde, pero efectiva, para lograr grandes objetivos y solventar situaciones intrincadas. Consiste en progresar cumpliendo periódicamente pequeñas metas que, al ser afrontadas, se convierten en victorias periódicas, en lugar de ir a por todas de manera desordenada. Uno evita así quemar todas las naves antes de empezar.

Al parecer, abarcar todo a la vez conduce a la frustración y bloquea cualquier solución. En estos momentos, hay notorios ejemplos colectivos: los medios vienen cargados de grandes problemas, que se intentan solucionar pero aparecen, mes tras mes, tan inasumibles como siempre. Por ejemplo, el desempleo en España, sobre todo el juvenil, es un problema sistémico, con ineficiencias y responsabilidades compartidas por todos.

Muchos pequeños objetivos cumplidos hacen una gran meta

Aparentemente, la buena planificación, la perseverancia y las pequeñas victorias ayudan a resolver grandes retos sociales, empresariales o personales. La investigadora Teresa Amabile (que estudia en Harvard la creatividad, productividad y felicidad en el trabajo) y el psicólogo Steven Kramer ponen nombre a una estrategia basada en las pequeñas victorias, que aparentemente funcionaría en la vida profesional y personal: “la estrategia del progreso”.

Amabile y Kramer exponen en Harvard Business Review que los eventos aparentemente irresolubles acumulados en un entorno determinado reducen la confianza y la productividad, además de afectar a la salud mental. 

Por el contrario, los pequeños avances, incluso los más mundanos, producirían el efecto contrario. Metas cuantificables que son resueltas refuerzan la confianza y la productividad, aportan satisfacción (¿felicidad?) y resuelven grandes problemas.

Y, creen los autores, muchos pequeños objetivos permiten lograr grandes cambios o conseguir metas. Siguiendo su hipótesis, el estudio de los países de su entorno habría permitido a España aplicar pequeñas reformas durante años para que, en cualquier momento de dificultad, no vuelva a ocurrir lo mismo, con el paro español duplicando el de los países de su entorno.

Hace falta valentía y consistencia para plantear pequeñas reformas impopulares cuando las cosas van relativamente bien. El caso del paro español es aplicable al desempleo estadounidense, a cualquier otro problema o reto social complejo, o a la situación de cualquier empresa u entorno de trabajo. Incluso a nuestra vida personal.

Eventos catalistas y sustentadores

Para elaborar su artículo y libro (The Progress Principle) sobre el efecto positivo de cumplir pequeños objetivos periódicamente, Teresa Amabile y Steven Kramer estudiaron la actividad cotidiana de 238 trabajadores de 7 empresas, 12.000 notas en total.

Concluyen que hay métodos sencillos para eliminar obstáculos al progreso de cualquier meta, como por ejemplo detectar y eliminar tareas superfluas que apenas sirven de relleno; o combatir relaciones laborales tóxicas, que evitan el progreso real. Amabile y Kramer explican cómo activar dos procesos que facilitarían el avance:

• Catalistas: eventos que facilitan directamente el trabajo, como objetivos concretos y autonomía personal.
• Sustentadores: gestos interpersonales que motivan el trabajo, como el buen ambiente o la comunicación honesta y directa.

Pequeñas victorias y grandes retos sociales

Amabile y Kramer: “cuando tienes que escalar una imponente montaña, a menudo es mejor dividir la ascensión en madrigueras de topo”. Los investigadores citan el artículo “Small Wins” (pequeños triunfos), del psicólogo de la Universidad de Michigan Karl Weick, donde argumenta que los grandes problemas sociales son más asumibles si se dividen en retos más pequeños, con objetivos delimitados y asumibles.

El paro o la calidad de la educación, por ejemplo, condicionan tanto el devenir de países como España que las soluciones para revertir la situación parecen inabarcables. España tendría que estudiar, sin embargo, las pequeñas reformas estructurales -también culturales- realizadas por otros países de la OCDE para combatir el desempleo, muchas de ellas emprendidas cuando “todo iba bien”. 

O los pequeños cambios que llevaron a Finlandia a ocupar los primeros puestos en educación, desde una posición de atraso en la década de los 80 (por ejemplo, fomentar la autonomía y responsabilidad de los maestros, que agradecen el respeto y valoración de su tarea).

Karl Weick cree que las instituciones evitan afrontar la realidad con toda su crudeza y el paro, el fracaso escolar o la delincuencia no son combatidos con eficacia porque se afrontan con grandes programas, a menudo costosos e ineficaces, que no logran los objetivos establecidos de antemano. A menudo, la solución no consiste en dedicar más dinero, o más “recursos”, sino en detectar las mayores ineficiencias y combatirlas con prácticas consistentes de microcirugía.

Según Weick, la alternativa a los grandes planes que nunca se acaban -ni logran lo previsto- es dividir los programas en pasos más modestos. Su cumplimiento permite acercarse al objetivo último, reduciendo la ansiedad y aclarando la dirección. Los primeros resultados exitosos refuerzan la confianza en las decisiones tomadas y aumentan el apoyo para los siguientes pequeños retos.

Trabajo y vida personal

El mismo proceso de división de grandes retos en pequeños objetivos periódicos también da resultado en los entornos laboral y personal. En su libro Good Boss, Bad Boss, el profesor de la Universidad de Stanford Bob Sutton argumenta que los objetivos demasiado grandes e imponentes son, además de difíciles de asumir, tan amplios que carecen de pistas claras para el trabajo diario.

Ocurre algo parecido en casa. En palabras de Amabile y Kramer, “para mantener nuestra salud emocional, cada uno de nosotros necesita pequeñas victorias en nuestra vida personal”. Se ha comprobado que celebrar no sólo los grandes logros, sino también las pequeñas victorias cotidianas, refuerzan la autoestima y, en casos extremos, ayudan a combatir la depresión.

Resolver grandes problemas atendiendo a las pequeñas cosas

El ensayo Freakonomics se convirtió en fenómeno literario hace unos años por mostrar una visión oculta que afecta de manera radical a fenómenos como el crimen o la seguridad vial. Rudy Giuliani, antiguo alcalde de Nueva York, prestó atención a lo que los autores de Freakonomics, el economista Steven Levitt y el periodista Stephen J. Dubner, llamaron “el lado oculto de lo que nos afecta”. Aplicó varias pequeñas medidas que contribuyeron a que la ciudad padeciera un descenso pronunciado en crimen y vandalismo.

Cuando fue preguntado por C-span acerca de las políticas aplicadas por su equipo para lograr los objetivos pretendidos en las zonas más conflictivas de Nueva York, Giuliani afirmó: “si quieres hacer grandes cambios, debes prestar atención a los pequeños detalles”.

La teoría de las ventanas rotas

Giuliani había explicado en una sola frase los principios fundamentales de la “teoría de las ventanas rotas“, de la que se sirvió el Ayuntamiento de la ciudad para afrontar problemas que parecían enquistados, mandara quien mandara, independientemente de la situación económica del país o las familias.

La teoría de las ventanas rotas está inspirada en un artículo de los sociólogos James Q. Wilson y George L. Kelling, aparecido en The Atlantic Monthly en 1982, posteriormente convertido en libro.

Si alguien se ocupa de los pequeños detalles…

El título hace referencia al siguiente ejemplo: “Consideren un edificio con una ventana rota. Si la ventana no se repara, los vándalos tenderán a romper unas cuantas ventanas más. Finalmente, quizás hasta irrumpan en el edificio, y si está abandonado, es posible que sea ocupado por ellos o que prendan fuegos adentro”.

“O consideren una acera o banqueta. Se acumula algo de basura. Pronto, más basura se va acumulando. Eventualmente, la gente comienza a dejar bolsas de basura de restaurantes de comida rápida o a asaltar coches”.

La mejor estrategia para prevenir grandes problemas aparentemente irresolubles, tales como el vandalismo o el crimen, es arreglar los problemas cuando aún son pequeños, defendían los autores. Sus hipótesis fueron puestas en práctica en el laboratorio urbano más complejo de los 80 y 90: una ciudad de Nueva York en plena oleada de crimen.

Hasta ese momento, la policía de la ciudad se había centrado en grandes crímenes, desestimando las pequeñas faltas. La estrategia claramente no funcionaba, pero había que seguirla. Eran órdenes. Hasta que, tras conocer la teoría de los sociólogos Wilson y Kelling, el consistorio neoyorquino decidió ir tras los crímenes menos peligrosos, como los hurtos a personas y coches, el destrozo del mobiliario público, el consumo de alcohol en la calle, etcétera.

Pronto, todos los crímenes habían descendido, hasta convertirse en una tendencia consistente durante años que produjo una reducción drástica de los crímenes más graves. Giuliani durante su entrevista a C-span: “la idea sobre ello es que debíamos prestar atención a las pequeñas cosas; de lo contrario, se habrían descontrolado y convertido en algo mucho peor”.

Mostrar progreso periódico y cuantificable

Signal vs. Noise, la bitácora de la empresa de aplicaciones web con sede en Chicago 37signals, defendía en una entrada que el éxito de las políticas de microcirugía social en la Nueva York de los 80 y 90 era extrapolable a cualquier otro ámbito complejo, como por ejemplo el empresarial. En el caso de esta empresa, el desarrollo web.

“Un aspecto fundamental de [la teoría de] las ventanas rotas es su muestra de progreso. No se trata de milagros ni soluciones heroicas, ni de solucionar problemas descomunales de un día para otro. Se trata de coger impulso. Mostrar a la gente que vas en la dirección adecuada. Es hacer cambios visibles, aunque sean leves, que muestran que estás haciendo algo. Alguien se está ocupando de la situación. La gente sabe que no les has abandonado. Les estás dando una razón para que crean en ti. Estás construyendo fe”.

Eso sí, para resolver grandes problemas prestando atención a las pequeñas cosas, hacen falta determinación, voluntad, consistencia, perseverancia. Trabajar mejor, sin que sea necesario dedicar más tiempo.

En 37signals, recomiendan dividir el tiempo dedicado a grandes proyectos en pequeñas metas, tantas como sean necesarias, coincidiendo con la hipótesis de Teresa Amabile y Steven Kramer en The Progress Principle.

Las estimaciones que se alargan durante semanas o meses son fantasías. Nadie sabe qué pasará con tanta antelación. De modo que, según 37signals, los resultados se garantizan dividiendo los calendarios ambiciosos en pequeñas tareas. “En lugar un proyecto de 12 semanas, piensa en ello como un proyecto semanal durante 12 semanas”. Ocurre lo mismo con tareas de 30 o más horas. Si éstas son divididas en pequeñas tareas, el objetivo se convierte en más realista, que se puede afrontar con eficacia.

37signals: “Lo mismo sirve para otros problemas. ¿Te enfrentas a un reto demasiado grande como para apartarlo de la mente? Divídelo. Sigue dividiendo los problemas en piezas tan pequeñas como sea necesario hasta que puedas digerirlas”.